Information Obligations
The protection of your personal data is particularly important to us. We therefore process your personal data (hereinafter “data”) exclusively on the basis of the statutory provisions. With this privacy notice, we would like to inform you comprehensively, in accordance with Article 13 of the European General Data Protection Regulation (EU GDPR) about the processing of your data in our company as well as the data protection claims and rights to which you are entitled.
Who is responsible for data processing and whom can you contact?
The responsible entity is
financial.com AG
Georg-Muche-Str. 3, 80807 München
E-Mail: HR@financial.com
Phone: 089-318528-0
The data protection officer is
Gerald Lill
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
E-Mail: g.lill@projekt29.de
Phone: 0941-2986930
Which data is processed and from which sources do the data originate?
We process the data that we receive from you during contract initiation or execution, on the basis of consents, as part of your application with us or in the course of your employment with us.
The following is considered personal data:
Your basic and contact details, which include, for example in the case of customers, first and last name, address, contact details (email address, telephone number, fax) and bank details.
For applicants and employees, these include, for example, first and last name, address, contact details (email address, telephone number, fax), date of birth, data from résumés and employment references, bank details and religious affiliation.
For business partners, these include, for example, the designation of their legally authorized representatives, company name, commercial register number, VAT identification number, company registration number, address, contact persons’ details (email address, telephone number, fax) and bank details.
In addition, we also process the following other personal data:
– Information regarding the nature and content of contract data, order data, sales and transaction data, customer and supplier history as well as consulting documentation
– Advertising and sales data
– Information from your electronic interactions with us (e.g., IP address, login data)
– Other data that we receive from you in the course of our business relationship (e.g., in customer meetings)
– Data that we generate ourselves from basic/contact data and other data, such as through customer needs and potential analyses
– Documentation of your consent declarations for receiving, for example, newsletters
For which purposes and on what legal basis is the data processed?
We process your data in accordance with the provisions of the General Data Protection Regulation (GDPR) and the Federal Data Protection Act 2018 in its applicable version:
To fulfil (pre-)contractual obligations (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR):
Your data is processed for contract execution online or in one of our branches, as well as for managing your employment relationship in our company. The data is processed in particular when initiating and executing contracts with you.
To comply with legal obligations (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR):
Processing your data is necessary to fulfil various legal obligations, such as those arising from the Commercial Code or the Fiscal Code.
To safeguard legitimate interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR):
Based on a balancing of interests, data processing may occur beyond actual contract fulfilment to safeguard our legitimate interests or those of third parties. Data processing for legitimate interests occurs, for example, in the following cases:
– Advertising or marketing (see section 4)
– Measures for business management and further development of services and products
– Maintaining a group-wide customer database to improve customer service
– In the context of legal proceedings
On the basis of your consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR):
If you have given us consent to process your data, for example, to receive our newsletter.
Processing of personal data for advertising purposes
You may object to the use of your personal data for advertising purposes at any time, in whole or in part, without incurring any costs other than the transmission costs at basic rates.
Under the legal requirements of § 7 para. 3 UWG, we are permitted to use the email address you provided at the time of contract conclusion to send you direct advertising for our own similar products or services. You receive these product recommendations from us regardless of whether you have subscribed to a newsletter.
If you do not wish to receive such recommendations by email, you may object to the use of your address for this purpose at any time, without incurring any costs other than the transmission costs at basic rates. A notification in text form is sufficient. Of course, every email also contains an unsubscribe link.
Who receives my data?
If we use a service provider as a processor, we remain responsible for the protection of your data. All processors are contractually obligated to treat your data confidentially and to process it only in the context of service provision. The processors we commission receive your data only to the extent necessary for their respective tasks. These include, for example, IT service providers needed for the operation and security of our IT systems, as well as advertising and address publishers for our own promotional activities.
Your data is processed in our customer database. The customer database supports the improvement of data quality of existing customer data (duplicate cleanup, relocation/deceased status, address correction) and enables enrichment with data from public sources.
This data is made available to group companies if necessary for contract execution. Customer data is stored separately on a company-specific basis, with our parent company acting as a service provider for the individual participating entities.
Where a legal obligation exists or in the context of legal proceedings, authorities, courts and external auditors, may be recipients of your data.
In addition, insurers, banks, credit agencies and service providers may receive your data for the purpose of contract initiation and fulfilment.
How long is my data stored?
We process your data until the business relationship ends or until the applicable statutory retention periods expire (for example, those arising from the commercial code, the fiscal code, care act or working hours act); beyond that, until the conclusion of any legal disputes in which the data is required as evidence.
Will personal data be transferred to a third country?
As a general rule, we do not transfer data to a third country. Any transfer would occur only in an individual case on the basis of an adequacy decision by the European Commission, standard contractual clauses, appropriate safeguards or your explicit consent.
What data protection rights do I have?
You have the right at any time to access, rectify, delete or restrict the processing of your stored data, the right to object to processing, as well as the right to data portability and the right to lodge a complaint under the conditions set out in data protection law.
Right to access:
You may request information from us on whether and to what extent we process your data.
Right to rectification:
If we process data that is incomplete or incorrect, you may request its correction or completion at any time.
Right to deletion:
You may request the deletion of your data if we are processing it unlawfully or if processing disproportionately interferes with your legitimate protection interests.
Please note that legal retention obligations may prevent immediate deletion.
Regardless of your right to deletion, we will delete your data promptly and completely where no contractual or statutory retention obligations exist.
Right to restriction of processing:
You may request the restriction of processing if:
– You contest the accuracy of the data, for a period enabling us to verify accuracy
– Processing is unlawful but you oppose deletion and request restricted use instead
– We no longer need the data for its intended purpose, but you require it for legal claims
– You have objected to the processing
Right to data portability:
You may request that we provide your data, which you have supplied to us, in a structured, commonly used and machine-readable format and that we transmit this data to another responsible party without hindrance, provided that:
– We process this data based on your consent or a contract and
– Processing is carried out by automated means
Where technically feasible, you may request that we transfer your data directly to another responsible party.
Right to object:
If we process your data on the basis of legitimate interests, you may object to such processing at any time; this also applies to profiling based on these provisions. We will then no longer process your data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds that override your interests, rights and freedoms or unless the processing is required for the establishment, exercise or defense of legal claims. You may object to the processing of your data for direct marketing purposes at any time without providing reasons.
Right to lodge a complaint:
If you believe that we are violating German or European data protection law when processing your data, we encourage you to contact us so we can clarify the matter. You also have the right to contact the supervisory authority responsible for you, namely the respective regional data protection authority.
If you wish to exercise any of the rights listed above, please contact our Data Protection Officer. In case of doubt, we may request additional information to verify your identity.
Am I required to provide data?
Processing your data is necessary for the conclusion or fulfilment of the contract you have entered into with us. If you do not provide this data, we will generally have to decline to conclude the contract or will be unable to continue an existing contract and must therefore terminate it. However, you are not required to give consent for the processing of data that is not relevant or not legally required for contract fulfilment.
Information Under Article 13 GDPR – Applicants
The protection of your personal data is especially important to us. We therefore process your personal data (hereinafter “data”) exclusively on the basis of the applicable legal regulations. With this privacy notice, we would like to inform you comprehensively, pursuant to Article 13 of the European General Data Protection Regulation (EU GDPR), about how your data is processed in our company as well as about your data protection rights.
Who is responsible for data processing and whom can you contact?
The responsible entity is
financial.com AG
Georg-Muche-Str. 3
80807 München
E-Mail: hr@financial.com
Phone: 089-318528-0
The data protection officer is
Gerald Lill
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
E-Mail: anfrage@projekt29.de
Phone: 0941-2986930
What data do we process?
During the application process, we process only those categories of personal data that are necessary for this purpose. This includes basic information such as your name and contact details, the application documents you submit, such as your résumé, certificates and qualifications, as well as communication data like your email address or telephone number. Notes from interviews or assessments may also be included. If relevant for evaluating your suitability, publicly accessible profile data, for example from professional networks such as LinkedIn, may also be considered.
Within our company, your personal data is accessible only to those individuals who require it to fulfil their contractual or legal obligations, such as the human resources department, accounting, the relevant specialist department, the works council or the representative body for employees with disabilities.
For what purposes and on what legal basis will the data be processed?
Your data is processed exclusively for the purpose of deciding whether to establish an employment relationship. The processing is carried out on the basis of Section 26(1) of the German Federal Data Protection Act (BDSG) for the initiation of an employment relationship, as well as Article 6(1)(b) of the GDPR insofar as pre-contractual measures are concerned. In addition, processing may take place on the basis of Article 6(1)(a) of the GDPR if you provide consent, for example for inclusion in a talent pool or for the recording of interviews.
AI-assisted Pre-Screening (TeamSpirit)
To support the selection process, we use the software tool TeamSpirit. This tool processes only the data that you have provided to us as part of your application or that is stored in our applicant management system.
TeamSpirit performs algorithmic pre-sorting or matching support based on defined criteria such as qualifications, professional experience, language skills, place of residence and similar factors.
Important:
- No automated individual decision-making takes place in accordance with Article 22 GDPR.
- The final evaluation is carried out exclusively by our recruiters and specialist departments.
TeamSpirit is used as a processor in accordance with Article 28 GDPR.
The processing takes place exclusively on servers located in Germany.
Technical and organizational measures (TOMs) and subcontractors are contractually regulated and are regularly reviewed.
The deletion periods correspond to those of our applicant management system.
Recording and Transcription of Job Interviews
Job interviews may be recorded and automatically transcribed using external tools (e.g., Metaview, MeetGeek or comparable technologies). This is carried out exclusively on the basis of your explicit consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR).
You may, of course, apply without giving consent. The transcripts are stored in our applicant management system and handled in accordance with the usual retention periods.
Who will receive my data?
Recipients of your data within the company are exclusively the human resources department, the executive management and the respective responsible managers involved in the selection and decision-making process. Where necessary, the works council may also be granted access to the relevant application documents.
How long will my data be stored?
The retention period of your data depends on the progress of the application process. In the event of a rejection, your documents are deleted after six months in accordance with the requirements of the AGG. Longer storage only occurs if you explicitly consent to being included in our talent pool; in this case, your data will be retained for a maximum of 24 months. For unsolicited applications, the personal data you provide is processed exclusively for the purpose of assessing a potential placement and will be deleted once the selection or review process has been completed or when the purpose of processing no longer applies.
An extended storage period beyond this will only occur if the applicant has expressly given consent (e.g., inclusion in the talent pool); without such consent, the data must be deleted once the purpose of processing no longer applies.
Data processed by TeamSpirit or by interview transcription tools are subject to the same retention periods.
Will personal data be transferred to a third country?
As a rule, we do not transfer personal data to a third country. Should a transfer be required in an individual case, it will be carried out exclusively on the basis of an adequacy decision by the European Commission, appropriate safeguards such as the EU Standard Contractual Clauses or on the basis of your explicit consent.
What data protection rights do I have?
Your rights as a data subject
In connection with the application process, you have various rights under Articles 15 to 22 GDPR concerning the processing of your personal data. You have, in particular, the right to receive information about the data stored about you during the application process. Furthermore, you may, where the legal requirements are met, request the correction of inaccurate data or the deletion of your personal data, for example if the purpose of processing no longer applies.
You also have the right to request the restriction of processing. If the processing is based on your consent (e.g., in the context of a talent pool), you have the right to withdraw this consent at any time with effect for the future. In such cases, you also have the right to data portability, meaning the right to receive the data you provided in a structured, commonly used and machine-readable format.
Right to object:
If we process your personal data during the application process on the basis of legitimate interests pursuant to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR, you have the right to object to this processing on grounds relating to your particular situation. In such a case, we will no longer process your data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds that override your interests, rights and freedoms or unless the processing serves the establishment, exercise or defence of legal claims.
You also have the right to contact the data protection officer named above or the competent data protection supervisory authority with any questions or complaints concerning our handling of your personal data. For companies based in Bavaria, the competent authority is:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Phone: 0981 180093-0
Fax: 0981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (kurz „Daten”) daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit dieser Datenschutzerklärung wollen wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten in unserem Unternehmen und die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte umfassend im Sinne des Art. 13 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO) informieren.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Verantwortlich ist
Financial.com AG
Georg-Muche-Str. 3, 80807 München
hr@financial.com
089-318528-0
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist
Gerald Lill
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
E-Mail: g.lill@projekt29.de
Tel.: 0941-2986930
Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?
Wir verarbeiten die Daten, die wir im Rahmen der Vertragsanbahnung bzw. -abwicklung, anhand von Einwilligungen oder im Rahmen Ihrer Bewerbung bei uns bzw. im Rahmen Ihrer Mitarbeiterschaft bei uns von Ihnen erhalten haben.
Zu den personenbezogenen Daten zählen:
Ihre Stamm-/Kontaktdaten, hierzu zählen bei Kunden z.B. Vor- und Zuname, Adresse, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Fax), Bankdaten.
Bei Bewerbern und Mitarbeitern zählen hierzu z.B. Vor- und Zuname, Adresse, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Fax), Geburtsdatum, Daten aus Lebenslauf und Arbeitszeugnissen, Bankdaten, Religionszugehörigkeit.
Bei Geschäftspartnern zählen hierzu z.B. die Bezeichnung ihrer rechtsgeschäftlichen Vertreter, Firma, Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-ldNr., Betriebsnummer, Adresse, Ansprechpartner-Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Fax), Bankdaten.
Darüber hinaus verarbeiten wir auch folgende sonstige personenbezogene Daten:
– Informationen über Art und Inhalt von Vertragsdaten, Auftragsdaten, Umsatz- und Belegdaten, Kunden- und Lieferantenhistorie sowie Beratungsunterlagen,
– Werbe- und Vertriebsdaten,
– Informationen aus Ihrem elektronischen Verkehr mit uns (z.B. IP-Adresse, Log-in-Daten),
– sonstige Daten, die wir von Ihnen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung (z.B. in Kundengesprächen) erhalten haben,
– Daten, die wir aus Stamm- / Kontaktdaten sowie sonstigen Daten selbst generieren, wie z.B. mittels Kundenbedarfs- und Kundenpotentialanalysen,
– die Dokumentation Ihrer Zustimmungserklärung für den Erhalt von z.B. Newslettern.
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz 2018 in der jeweils geltenden Fassung:
zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten (Art 6 Abs. 1lit.b DS-GVO):
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt für die Vertragsabwicklung online oder in einer unserer Filialen, zur Vertragsabwicklung Ihrer Mitarbeiterschaft in unserem Unternehmen. Die Daten werden insbesondere bei Geschäftsanbahnung und bei Durchführung der Verträge mit Ihnen verarbeitet.
zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs. 1 lit.c DS-GVO):
Eine Verarbeitung Ihrer Daten ist zum Zweck der Erfüllung unterschiedlicher gesetzlicher Verpflichtungen z.B. aus dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung erforderlich.
zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs. 1 lit.f DS-GVO):
Aufgrund einer Interessenabwägung kann eine Datenverarbeitung über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erfolgen. Eine Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt beispielsweise in folgenden Fällen:
– Werbung oder Marketing (siehe Nr. 4),
– Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
– Führen einer konzernweiten Kundendatenbank zur Verbesserung des Kundenservice
– im Rahmen der Rechtsverfolgung.
im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs. 1lit.a DSGVO):
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, z.B. zur Zusendung unseres Newsletters.
Verarbeitung personenbezogener Daten zu Werbezwecken
Der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Werbezwecke können Sie jederzeit insgesamt oder für einzelne Maßnahmen widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
Wir sind unter den gesetzlichen Voraussetzungen des § 7 Abs.3 UWG berechtigt, die E-Mail-Adresse, die Sie bei Vertragsabschluss angegeben haben, zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen zu nutzen. Diese Produktempfehlungen erhalten Sie von uns unabhängig davon, ob Sie einen Newsletter abonniert haben.
Wenn Sie keine derartigen Empfehlungen per E-Mail von uns erhalten möchten, können Sie der Verwendung Ihrer Adresse zu diesem Zweck jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Eine Mitteilung in Textform reicht hierfür aus. Selbstverständlich ist in jeder E-Mail immer auch ein Abmeldelink enthalten.
Wer erhält meine Daten?
Wenn wir einen Dienstleister im Sinn einer Auftragsverarbeitung einsetzen, bleiben wir dennoch für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter erhalten Ihre Daten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese sind z.B. IT- Dienstleister, die wir für Betrieb und Sicherheit unseres IT-Systems benötigen sowie Werbe- und Adressenverlage für eigene Werbeaktionen.
Ihre Daten werden in unserer Kundendatenbank verarbeitet. Die Kundendatenbank unterstützt die Anhebung der Datenqualität der vorhandenen Kundendaten (Dublettenbereinigung, verzogen/verstorben-Kennzeichen, Adresskorrektur), und ermöglicht die Anreicherung mit Daten aus öffentlichen Quellen.
Diese Daten werden den Konzerngesellschaften sofern zur Vertragsabwicklung notwendig zur Verfügung gestellt. Das Speichern von Kundendaten erfolgt unternehmensbezogen und getrennt, wobei unser Mutterkonzern für die einzelnen teilnehmenden Gesellschaften als Dienstleister fungiert.
Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung sowie im Rahmen der Rechtsverfolgung können Behörden und Gerichte sowie externe Auditoren Empfänger Ihrer Daten sein.
Darüber hinaus können zum Zweck der Vertragsanbahnung und -erfüllung Versicherungen, Banken, Auskunfteien und Dienstleister Empfänger Ihrer Daten sein.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten Ihre Daten bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf der geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (etwa aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung, Heimgesetz oder Arbeitszeitgesetz); darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.
Werden personenbezogene Daten an ein Drittland übermittelt?
Grundsätzlich werden von uns keine Daten an ein Drittland übermittelt. Eine Übermittlung findet im Einzelfall nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln, geeigneter Garantien oder Ihrer ausdrücklichen Zustimmung statt.
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts.
Recht auf Auskunft:
Sie können von uns eine Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre Daten verarbeiten.
Recht auf Berichtigung:
Verarbeiten wir Ihre Daten, die unvollständig oder unrichtig sind, so können Sie jederzeit deren Berichtigung bzw. deren Vervollständigung von uns verlangen.
Recht auf Löschung:
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern wir diese unrechtmäßig verarbeiten oder die Verarbeitung unverhältnismäßig in Ihre berechtigten Schutzinteressen eingreift. Bitte beachten Sie, dass es Gründe geben kann, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, z.B. im Fall von gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten.
Unabhängig von der Wahrnehmung Ihres Rechts auf Löschung, werden wir Ihre Daten umgehend und vollständig löschen, soweit keine diesbezügliche rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn
– Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen.
– die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangen,
– wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, Sie diese Daten aber noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder
– Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben.
Recht auf Datenübertragbarkeit:
Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und dass Sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln können, sofern
– wir diese Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten und widerrufbaren Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten, und
– diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Bei technischer Machbarkeit können Sie von uns eine direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Widerspruchsrecht:
Verarbeiten wir Ihre Daten aus berechtigtem Interesse, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung jederzeit Widerspruch einlegen; dies würde auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling gelten. Wir verarbeiten dann Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Beschwerderecht:
Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde, das jeweilige Landesamt für Datenschutzaufsicht, zu wenden.
Sofern Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.
Bin ich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?
Die Verarbeitung Ihrer Daten ist zum Abschluss bzw. zur Erfüllung Ihres mit uns eingegangenen Vertrages erforderlich. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, werden wir den Abschluss des Vertrags in der Regel ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und folglich beenden müssen. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, hinsichtlich für die Vertragserfüllung nicht relevanter bzw. gesetzlich nicht erforderlicher Daten eine Einwilligung zur Datenverarbeitung zu erteilen.
Informationspflichten für Bewerbende (Art. 13 DSGVO)
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (kurz „Daten”) daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit dieser Datenschutzerklärung wollen wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten in unserem Unternehmen und die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte umfassend im Sinne des Art. 13 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO) informieren.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Verantwortlich ist
Financial.com AG
Georg-Muche-Str. 3, 80807 München
hr@financial.com
089-318528-0
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist
Gerald Lill
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
E-Mail: g.lill@projekt29.de
Tel.: 0941-2986930
Welche Daten wir verarbeiten
Wir verarbeiten im Bewerbungsverfahren ausschließlich der hierfür erforderlichen Kategorien personenbezogener Daten. Dabei handelt es sich insbesondere um Stammdaten wie Name und Kontaktdaten, die von Ihnen eingereichten Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse und Qualifikationen sowie Kommunikationsdaten wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Zusätzlich können Notizen aus Interviews oder Assessments einfließen. Sofern es für die Bewertung Ihrer Eignung relevant ist, können auch öffentlich zugängliche Profildaten, beispielsweise aus beruflichen Netzwerken wie LinkedIn, berücksichtigt werden.
Ihre personenbezogenen Daten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur die Personen, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen, wie die Personalabteilung, die Buchhaltung, der Fachbereich, der Betriebsrat oder die Schwerbehindertenvertretung.
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 26 Absatz 1 BDSG zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses sowie auf Basis von Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, soweit es um vorvertragliche Maßnahmen geht. Darüber hinaus kann eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO erfolgen, sofern Sie eine Einwilligung erteilen, z. B. für Talentpool oder Interview-Aufzeichnung.
KI-gestützte Vorsortierung (TeamSpirit)
Zur Unterstützung des Auswahlprozesses setzen wir das Softwaretool TeamSpirit ein. Dieses Tool verarbeitet ausschließlich die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung bereitgestellt haben bzw. die in unserem Bewerbungsmanagementsystem hinterlegt sind.
TeamSpirit führt anhand definierter Kriterien (Qualifikation, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, Wohnort etc.) eine algorithmische Vorsortierung / Matching-Unterstützung durch.
Wichtig:
- Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall gemäß Art. 22 DSGVO statt.
- Die finale Bewertung erfolgt ausschließlich durch unsere Recruiter*innen und Fachabteilungen.
TeamSpirit wird als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland. TOMs und Subdienstleister sind vertraglich geregelt und werden regelmäßig geprüft.
Die Löschfristen entsprechen denen unseres Bewerbungsmanagementsystems.
Aufzeichnung und Transkription von Bewerbungsgesprächen
Bewerbungsgespräche können mithilfe externer Tools (z. B. Metaview, MeetGeek oder vergleichbare Technologien) aufgezeichnet und automatisiert transkribiert werden. Dies erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Eine Bewerbung ist selbstverständlich auch ohne Einwilligung möglich. Die Transkripte werden in unserem Bewerbungsmanagementsystem gespeichert und gemäß den üblichen Löschfristen behandelt.
Wer erhält meine Daten?
Empfänger Ihrer Daten innerhalb des Unternehmens sind ausschließlich die Personalabteilung sowie die Geschäftsführung und die jeweils zuständigen Führungskräfte, die am Auswahl- und Entscheidungsprozess beteiligt sind. Sofern erforderlich, kann auch der Betriebsrat Einsicht in die relevanten Bewerbungsunterlagen erhalten.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Die Speicherdauer Ihrer Daten richtet sich nach dem jeweiligen Bewerbungsverlauf. Im Falle einer Absage werden Ihre Unterlagen gemäß den Vorgaben des AGG nach sechs Monaten gelöscht.
Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn Sie ausdrücklich in die Aufnahme in unseren Talentpool einwilligen; in diesem Fall werden Ihre Daten maximal 24 Monate aufbewahrt. Bei Initiativbewerbungen werden die übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich für die Prüfung einer möglichen Einsatzmöglichkeit verarbeitet. Die Daten werden gelöscht, sobald der Auswahl- bzw. Prüfprozess abgeschlossen ist oder der Zweck der Verarbeitung entfällt.
Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nur, wenn die Bewerberin bzw. der Bewerber ausdrücklich eingewilligt hat (z. B. Aufnahme in den Talentpool); ohne diese Einwilligung besteht eine Pflicht zur Löschung nach Wegfall des Zwecks.
Die durch TeamSpirit oder Interviewtranskriptions-Tools verarbeiteten Daten unterliegen denselben Löschfristen.
Werden personenbezogene Daten an ein Drittland übermittelt?
Grundsätzlich werden von uns keine personenbezogenen Daten an ein Drittland übermittelt.
Sollte im Einzelfall dennoch eine Übermittlung erforderlich sein, erfolgt diese ausschließlich auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln oder aufgrund Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Ihre Rechte als Betroffene/r
Im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren haben Sie gemäß Art. 15 bis 22 DSGVO verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie haben insbesondere das Recht, Auskunft über die im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Darüber hinaus können Sie – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, beispielsweise wenn der Zweck der Verarbeitung entfallen ist.
Zudem steht Ihnen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung zu. Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z. B. im Rahmen eines Talentpools), haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. In diesen Fällen besitzen Sie außerdem das Recht auf Datenübertragbarkeit, das heißt, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht:
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. In einem solchen Fall verarbeiten wir Ihre Daten nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben zudem das Recht, sich bei Fragen oder Beschwerden zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Für Unternehmen mit Sitz in Bayern ist dies:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Telefon: 0981 180093-0
Fax: 0981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de